Triển khai thực hiện một số nội dung theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ

Thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh tại văn bản số 1608/UBND-NC ngày 18/3/2020 triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nghị định có hiệu lực từ ngày ký và được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (gọi chung là cơ quan, tổ chức). 
Để thực hiện kịp thời, đúng quy định một số nội dung mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, theo hướng dẫn chi tiết của Sở Nội vụ tại văn bản số 681/SNV-CCHCVTLT ngày 07/5/2020, một số nội dung được quy định mới cụ thể như sau:
    I. Một số quy định mới (thay đổi so với Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn)
    - Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có 29 văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công ( bỏ bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ).
    - Về Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, thực hiện theo Phụ lục I (ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) của Chính phủ, cụ thể:
    Số trang văn bản: đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.
    Đối với Nghị quyết, Quyết định: văn bản ban hành trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; cỡ chữ từ 13-14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
    Con dấu đóng lên các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ  lục: dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục.
    Chữ ký số của cơ quan: vị trí chữ ký số của cơ quan ban hành trên văn bản, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, thực hiện ký số vào góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo. 
    II. Lập hồ sơ trên văn phòng điện tử:
    
    Mỗi cán bộ công chức, viên chức được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ. Việc lập hồ sơ trên văn phòng điện tử thực hiện theo hướng dẫn chi tiết tại mục 4, Phần II văn bản số 681/SNV-CCHCVTLT ngày 07/5/2020 của Sở Nội vụ, cụ thể như sau:
    - Bước 1: Mở hồ sơ
    Chọn “Hồ sơ công việc”, “Tạo hồ sơ công việc”; cập nhật vào hệ thống thông tin ban đầu về hồ sơ như: tiêu đề hồ sơ, mã hồ sơ, thời hạn bảo quản, chế độ sử dụng, người lập hồ sơ, chọn “Lưu”.
     Việc mở hồ sơ có thể tạo bằng cách: vào “Văn bản đến”, “ Xử lý chính”, chọn văn bản cần xử lý để mở hồ sơ, chọn “Tạo hồ sơ công việc”; hoặc vào “Văn bản đi”, “Văn bản lưu”, chọn văn bản đã tham mưu ban hành để mở hồ sơ, chọn “Tạo hồ sơ công việc”; sau đó cập nhật các thông tin ban đầu như trên.
    - Bước 2: thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
    Cập nhật tất cả văn bản đến, văn bản đi, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) nhằm đảm bảo đầy đủ hồ sơ đến khi kết thúc công việc. 
    - Bước 3: Kết thúc hồ sơ
    Khi công việc giải quyết xong, người lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, loại ra khỏi các bản trùng, bản nháp, xác định lại thời hạn bảo quản, chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp, cập nhật thêm các thông tin còn thiếu, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.     
    Danh mục hồ sơ được ban hành hàng năm là căn cứ để lập hồ sơ công việc giấy hoặc điện tử, việc xây dựng Danh mục hồ sơ thực hiện theo quy định tại Phụ lục V (ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) của Chính phủ.
 (Kèm theo văn bản số 681/SNV-CCHCVTLT ngày 07/5/2020 của Sở Nội vụ để tiện nghiên cứu, thực hiện)

                                                                               
 

Tác giả bài viết: Trịnh Minh Huyền